Pareigų aprašymas Spausdinti

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

 

- turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilygintą socialinių arba humanitarinių mokslų studijų srities išsilavinimą;

- turėti ne mažiau nei 1 metus patirties dokumentų valdymo (rengimo, įforminimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo) srityje ir turėti dokumentacijos plano, jo papildymų sąrašo, dokumentų registrų sąrašo, bylų apskaitos dokumentų, kitų privalomų rengti dokumentų derinimo su atsakingomis institucijomis patirties;

- išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Vyriausybės nutarimus bei kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybės tarnybą, viešąjį administravimą, dokumentų valdymą, įskaitant tvarkymą ir saugojimą;

- mokėti kaupti, sisteminti ir apibendrinti informaciją bei rengti išvadas, sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

-  sugebėti savarankiškai planuoti ir atlikti darbus pagal savo funkcijas;

- išmanyti dokumentų valdymo, įskaitant tvarkymą ir saugojimą, standartus ir kalbos kultūros taisykles;

- mokėti dirbti „Microsoft Office“ bei „Open Office“ programiniais paketais arba turėti bazinę kompiuterinio raštingumo kvalifikaciją.

 

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

 

- vadovaudamasis teisės aktų reikalavimais organizuoja dokumentų valdymą, įskaitant tvarkymą ir saugojimą, Inspekcijoje;

- atlieka pirminį korespondencijos tvarkymą: nustatyta tvarka registruoja dokumentus, atiduoda juos Inspekcijos vadovybei ir vykdytojams;

- sutvarko siunčiamą korespondenciją: nustatyta tvarka registruoja, patikrina, ar teisingai įforminta, ženklina vokus ir išsiunčia;

- Inspekcijos informacinėje sistemoje kaupia informaciją apie gaunamus, siunčiamus ir vidaus dokumentus;

- pagal nustatytus reikalavimus rengia Inspekcijos kasmetinį dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, dokumentų registrų sąrašą, kitus privalomus rengti dokumentus, teikia juos derinti atsakingoms institucijoms;

- organizuoja Inspekcijos administracijos padalinių sudarytų užbaigtų bylų tvarkymą ir tolesnį saugojimą, bylų aprašų sudarymą, derinimą su atsakingomis institucijomis;

- metodiškai vadovauja dokumentų valdymo klausimais;

- organizuoja ir užtikrina tinkamą asmenų aptarnavimą, pagal kompetenciją kontroliuoja, kad Inspekcijos darbuotojai laiku vykdytų pavedimus, atsakytų į pateiktus prašymus ir skundus;

- teikia pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų Lietuvos valstybės naujajam archyvui;

- dalyvauja nustatant dokumentų praktinę vertę;

- ruošia aktus dokumentų bylų perdavimui toliau saugoti;

- ruošia dokumentų valdymo ataskaitas pagal nustatytas formas;

- teikia siūlymus Inspekcijos vadovybei dėl Inspekcijos dokumentų valdymo gerinimo;

- pagal kompetenciją atstovauja Inspekcijai dokumentų valdymo klausimais;

- pildo ir pasirašo Inspekcijos darbo laiko apskaitos žiniaraštį, vykdo personalo valdymo funkcijas, kurios nėra priskirtos Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui;

- Inspekcijos dokumentų valdymo sistemoje „Avilys“ suveda duomenis apie Inspekcijos darbuotojų pavadavimus jiems nesant;

- teikia pasiūlymus dėl korupcijos prevencijos priemonių ir rodiklių Skyriaus veiklos srityje ir pagal kompetenciją įgyvendina paskirtas korupcijos prevencijos priemones;

- dalyvauja pertvarkant ir optimizuojant Skyriaus veiklos procesus;

- padeda organizuoti susirinkimus, konferencijas, pasitarimus ir kitus renginius bei juos protokoluoja, organizuoja jų aptarnavimą;

- pagal kompetenciją nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų skundus, pranešimus ir prašymus;

- teikia ir priima informaciją telefonu, faksu, elektroniniu paštu ir kitomis Inspekcijos vidiniuose teisės aktuose nustatytomis priemonėmis;

- priima atvykusius asmenis, nukreipia juos pas specialistus pagal kompetenciją;

- teikia Skyriaus vedėjui ataskaitas apie atliktus darbus, o Inspekcijos kancleriui – ataskaitas apie atliktus Skyriaus darbus;

- pavaduoja kitus Skyriaus darbuotojus, kurių veiklos sritis yra administravimas, jų atostogų, ligos, kvalifikacijos tobulinimo, komandiruotės metu ar jų nesant kitais teisės aktų nustatytais atvejais;

- vykdo kitus, su Skyriaus funkcijomis susijusius, nenuolatinio pobūdžio pavedimus.